5.4.15

Pengacaraan Majlis

Di dalam pengacaraan majlis strategi-strategi yang digunakan oleh seseorang pengacara merupakan bentuk-bentuk kalimat, diksi, puisi, bahasa-bahasa puitis, koherensi dan kohesi bahasa, berkesinambungan, kepelbagaian struktur dan sebagainya. Sekilas pandang strategi-strategi ini merupakan wacana dalam pengacaraan majlis.

TAKRIF

Pengendalian perjalanan majlis sama ada rasmi atau tidak mengikut susunan atau tidak.

TUJUAN

Mengurus perjalanan majlis tanpa sebarang gangguan dan kecacatan.

Jenis-jenis Majlis Rasmi

1. Majlis Penuh Istiadat
Istiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan
mengangkat sumpah oleh menteri.

2. Majlis Rasmi dan Formal
Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk seseorang ketua negara
asing.

3. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal
Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan.

4. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian sesebuah bangunan
oleh Perdana Menteri atau Menteri.

5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
Seperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.



PROSEDUR

  1. Meneliti dan memeriksa program
  2. Mengetahui tujuan majlis
  3. Meneliti senarai kehadiran
  4. Mengetahui akan peruntukan masa akan diadakan


Pengacara Majlis (MC)

  •  Mengawal majlis

  •  Membuat pengumuman

  •  Memberi panduan kepada hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan

  •  Teks disediakan/disemak oleh penganjur



PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.

Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-

1. MASA (anggaran)

2. CUE (panduan bagi juruacara)

3. ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.




PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut

• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut

• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima

• untuk mengawal masa

• untuk menjadi panduan masa akan dating

• sebagai rekod


Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;

1. Masa

2. Tempat

3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)

4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)

Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.


RAPTAI

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.

ii) Untuk menentukan urutan majlis.

iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.

iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.

v) Untuk penyelarasan acara.

vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.


FORMAT

  • Memulakan majlis dengan salam
  • Kata alu-aluan mengucapkan selamat dating dan menyatakan tujuan majlis
  • Mengendalikan atur cara yang ditetapkan
  • Menentukan kesinambungan atur cara
  
Contoh:


TEKS PENGACARAN
MASA
9.15 PAGI
KIU
Apabila ketibaan pengarah pendidikan masuk ke dewan, umumkan ketibaan tuan pengarah
PENGACARA
mengumumkan ketibaan Yang Berbahagia Pengarah Pendidikan Negeri

MASA
9.20 pagi
KIU
pengarah dan para tetamu mengambil tempat masing-masing selepas Pengarah diberikan buku program, pengacara memulakan majlis
PENGACARA
Assalamualaikum wtr dan selamat sejahtera

buah pinang dimakan puan
sirih junjung bersalut inai
selamat datang pengarah
ke majlis yang indah permai

yang berbahagia Tuan Hj. Abd Kadir B. Rahman Pengarah pendidikan Negeri Kelantan, yang berusaha Tn. Hj. Karim B. Jantan pengetua sekolah menengah sultan ismail, pengetua-pengetua……….. ( ikut protokol )


Tiada ulasan: